Составление номенклатуры дел в медицинских учреждениях

Номенклатура в медицинских учреждениях составляется на утвержденном бланке, который включает в себя установленные глав архивом разделы. Однако, прежде чем приступить к самому составлению номенклатур необходимо определить, какая именно бумага будет создаваться, ведь существует три вида учетной бумаги.
Первый вид это номенклатура примерная, которая создается в медицинских учреждениях по желанию, то есть данный вид не считается обязательным.
Второй вид это индивидуальная
Третий вид номенклатуры это типовая. В отличие от примерной, данная разновидность учетного документа принято считать обязательным к созданию каждого учреждения и она имеет унифицированный порядок составления номенклатуры дел.

Как создать типовую номенклатуру медицинским учреждениям?

Для того чтобы правильно и по закону составить номенклатуру типовую, необходимо опираться на правила, в которых прописан порядок ее составления.
Первое, что следовало бы провести, это оценка бумаг. В процессе проведения данной процедуры выявляются различные дела и документа некоторые из них уже не пригодны для дальнейшей работы и они направляются на уничтожение или же на хранение в архивы, но только при условии грамотного определения все периодов времени их хранения.
Если сроки истекли это ликвидация макулатуры, но если есть смысл для дальнейшего хранения бумаг, то их необходимо подготовить для передачи в архивы.
Остальные же документы, которые определены как еще нужные для работы, необходимо сформировать в дела, переплести и составить на них номенклатуру.
Для того, чтобы образец номенклатуры был правильно составлен следует опираться на все документы, которые касаются устава медицинского учреждения, его ведомственных и типовых документов, на расписание внутриштатное, описи имеющихся дел, которые должны были составиться при проведении сортирования дел. Еще можно использовать прошлогодние номенклатуры как образец для составления и как информационные носители, для получения необходимых сведений о ранее заведенных делах.
Каждая номенклатура дел медицинского учреждения включает в себя разделы, это:
- заголовки всех дел медицинского учреждения
- даты
- количество дел, которые включены в номенклатуру
- есть раздел примечаний
- индексы
- в номенклатуре следует отмечать все сроки, которые отведены для хранения дел
-итоговая запись
Конечно же, составление номенклатуры не очень простое дело, ведь всегда можно что-то напутать или неправильно понять. Такое неправильное составление грозит лишь только тем, что учетный документ будет возвращаться ЦЭК на новое составление до конца отведенного на это периода.
Чтобы не возникало подобных неприятностей, сформированы компании, оказывающие услуги по составлению номенклатур, которые так же занимаются решением архивных вопросов, оказывая услуги по переплету, составлению сопроводительной документации к делам выявленных на хранение в архивах и на уничтожение. А так же они занимаются хранением документации различных учреждений, в том числе и медицинских, в оборудованных и приспособленных под хранения помещениях архивах.
Источник материала   http://www.pro-nomenklaturu.ru/