Хранение кадровых документов
Бывают такие случаи, когда по недоразумению или не знанию могут быть уничтожены бумаги, которые являются единственным свидетельством наличия трудового стажа. Многие ли знают, где и как необходимо хранить такого рода кадровые документы?!
Какие документы относят к делам личного состава?
Подготовка документов к сдаче на архивное хранение предусматривает целый ряд последовательных действий, таких как проведение выделения дел, оформление, переплет бумаг, подготовка на хранение в архивное учреждение, утилизация макулатуры. Но прежде чем начать подготовку кадровых бумаг к последующей сдачи в архив, следует разобраться, что относиться к личным документам.
Чаще всего понятие «дела личного состава» подразумевает небольшую часть бумаг, таких как указы по личному составу, личные карточки и дела, счета лицевые или какие-либо ведомости, к примеру, по начислению заработанной платы, все контракты, которые заключены работодателем с сотрудником.
Конечно, те документы, которые указаны выше, не охватывают всей той многочисленной части бумаг, имеющих право на полноценное отношение их к бумажным носителям информации по личному составу. Здесь можно было бы отнести:
- все документы, которые свидетельствуют о прохождении учебы и те, что подтверждают получение образования дипломы, протоколы заседаний гос экзаменационных комиссий, аттестаты, книги регистрации всех выданных аттестатов и дипломов, все журналы регистрации выдачи серебряных и золотых медалей и т.д.
- все документы, которые свидетельствуют о повышении квалификации лиц, а так же о получении дополнительных аттестатов
- разнообразные наградные документы ходатайства, наградные листы, списки лиц, которые получали награды, грамоты
-бумаги, свидетельствующие о вредных производственных условиях в процессе работы
- все списки сотрудников, у которых есть право на получение льготной пенсии ходатайства, анкеты, справки
- все учетные книги жильцов
- различные учетные формы всех когда-либо выданных бумаг, записи которых служат для подтверждения стажа трудового сотрудников предприятия, а так же получения образования и каких-либо льгот.
Конечно же, это далеко не полный список бумаг, которые можно отнести к бумагам личного состава, их больше сорока видов. Практически все документы можно найти в типовом перечне управленческих бумаг, которые образуются в ходе деятельности предприятия, с прописанием все надлежащих временных периодов хранения каждого наименования бумаг.
Где хранить документы предприятия?
Все кадровые документы предполагают обеспечение их целостности долгосрочно, то есть не меньше десятилетнего промежутка времени. Для того, чтобы хранить документы на предприятии необходимо организовать свой собственный архив, который будет соответствовать всем требованиям, а так же обеспечить надлежащий надзор за архивным помещением, что достаточно дорого обходиться. Поэтому кадровые бумаги лучше хранить в архивной компании.
По материалам сайта www.pro-hranenie.ru