Как организовать и провести деловые переговоры

О важности деловых переговоров знает каждый предприниматель, бизнесмен и любая организация. Иногда успехом компании и результатом ее многолетней работы может стать исход одной деловой встречи, поэтому готовиться к ней следует основательно и обдуманно, учитывая все возможные нюансы. Необходимо знать последовательность действий как организовать и провести деловые переговоры, чтобы они увенчались успехом. Желанным результатом для обеих сторон обычно является взаимовыгодное заключение сделки, контракта или будущего сотрудничества. Для достижения такого результата нужно правильно организовать и провести встречу.

Выбор места проведения деловых переговоров

Изначально должно быть выбрано место, где будет осуществляться партнерская встреча. Выбор места зависит от многих факторов, преимущественными из которых являются предпочтения приглашенной стороны, вкусы, пожелания. Первые встречи двух сторон зачастую носят строго официальный характер, и такие переговоры лучше проводить в классической офисной обстановке. Офис имеет также ряд преимуществ относительно других мест. В нем можно разместить большое количество сотрудников за длинным столом, продемонстрировать подготовленную презентацию на специальном экране, воспользоваться при необходимости компьютером.

Выбирайте, организуя место переговоров что вы предпочтете: только обсудить сделку или заодно пообедать. Если партнеры знакомы некоторое время, постоянно сотрудничают и знают предпочтения друг друга, разумно организовать обсуждение сделки в кафе или любимом ресторане. Такая непринужденная атмосфера больше располагает стороны к дружественному общению, способствует «разряженным» нейтральным беседам, уместным шуткам, и конечно поднимает настроение от вкусного блюда. Деловая встреча может быть проведена и в следующих местах:

• официальный зал переговоров;
• кабинет руководителя организации; 
• личные апартаменты (для встречи тет-а-тет);
• гостиничный номер или ресторан;
• специальная летняя терраса.

В некоторых случаях уместно встретиться в общественном месте и обсудить дела во время прогулки на свежем воздухе. Для этого идеально подойдет парк, центральная улица или площадь, сквер, или, если дело касается недвижимости, – непосредственно на объекте. Но прежде чем планировать деловую встречу, следует для начала зайти на сайт выбранного вами самого лучшего ресторана http://cafe-garmoshka.ru/

Важные моменты и правила проведения встречи

Приходя на встречу, необходимо иметь презентабельный внешний вид, соответствующий бизнес-стилю, так как всем известно, что «встречают по одежке». Иметь необходимое оборудование для презентации (ноутбук или планшет). От вас должен исходить приятный легкоуловимый аромат парфюма, который подчеркнет вашу солидность, но при этом не будет назойливым, а также не забывайте о чистоте и запахе ротовой полости. Любые переговоры должны начинаться с улыбки и крепкого рукопожатия. Если вы курите, а собеседник нет, то лучше воздержаться от курения на время переговоров.

Чтобы правильно организовать деловую встречу, нужно выбрать корректное размещение партнера. В случаях, когда переговоры происходят в ресторане или кафе, партнера следует разместить спиной к различным отвлекающим факторам (телевизору, людям, проходящим сзади и т.д.). Стоит знать основное правило, что выигрывает в переговорах сторона, задающая больше вопросов. Существует еще ряд из десяти важных пунктов, которых стоит придерживаться при проведении сделки:

1. начинайте беседу с разговора «смол толк» (вопросы о погоде, спорте и т.д.);
2. основные вопросы обсудите в первые 20 минут разговора;
3. умейте слушать, дайте высказаться собеседнику и не перебивайте;
4. всегда называйте партнера по имени;
5. говорите о вещах, которые интересуют вашего партнера;
6. показывайте собеседнику, что у вас имеются общие интересы;
7. быстро формулируйте и высказывайте мысли;
8. будьте лаконичны и сдержаны в беседе;
9. делайте комплименты и будьте доброжелательны;
10. завершайте беседу с пожеланиями длительного и плодотворного сотрудничества.

Помните также о «правиле 72-ух часов», которое показывает, что зачастую, если сделка не заключилась в течение трех суток после деловой встречи, то она вряд ли заключится в дальнейшем. Поэтому обговаривайте кратчайшие сроки заключения договора, и не откладывайте их надолго. Чтобы легче понять, как организовать переговоры, в беседе вы должны выяснить, что партнер хочет получить от сотрудничества, узнать его цели и предпочтения. После этого важно доказать, что вы ему очень полезны и просто необходимы.

Основные ошибки при проведении деловых переговоров

Наиболее распространенным казусом партнерской встречи, особенно когда она первая и о собеседнике практически ничего не известно, является закомплексованность, боязнь и скованность. Эти проблемы по цепи зарождают следующие ошибки, которые проявляются в дерганой прерывистой речи, дрожи в руках, потовыделению, что сразу же отталкивает партнера. Кроме того, у него может сложиться ошибочное мнение, что вы что-то скрываете и пытаетесь его обмануть. В результате чего сделка получается провальной на ровном месте.

Частыми огрехами, когда пытаются организовать деловую встречу с клиентом, также являются негатив, банальность и чрезмерная лесть. Не стоит акцентировать внимание на каком-то предмете одежды или внешнем виде оппонента и чрезмерно расхваливать его. Тогда станет понятно, что вы лизоблюд и пытаетесь любыми средствами завоевать расположение партнера, это также отталкивает и настораживает вторую сторону. Перед беседой желательно отключить мобильные телефоны, чтобы ничего не помешало и не отвлекло собеседника в ответственный момент.

Таким образом, для успешного исхода встречи необходимо тщательно подготовиться, максимально выяснить предпочтения партнера, постараться расслабиться, быть спокойным и уверенно держаться в обсуждении. Очень важно правильно выбрать место, где организовать деловую встречу, чтобы после нее ваш собеседник и будущий партнер вышел с приподнятым настроением и хорошим самочувствием. Соблюдение основных правил организации и поведения на ответственной встрече позволит выгодно заключать сделки, приобретать постоянных надежных клиентов, союзников по бизнесу и значительно увеличит рейтинг и успешность любой компании.